„Can I take a message?“ – ein Knigge für dein erfolgreiches Business English im Joballtag

Fließendes Englisch ist in unserer Gesellschaft „on top“, wenn du dir die Liste der Einstellungskriterien anschaust. Arbeitgeber legen sehr viel Wert darauf, dass du mit deinem Gegenüber gepflegte Konversation betreiben und geschäftliche Aufgaben in der englischen Sprache abwickeln kannst. Daher musst du deine Fähigkeiten oft schon im Vorstellungsgespräch auf dem Silbertablett präsentieren können. Wer das sprachliche Jonglieren mit den richtigen Vokabeln während der Selbstdarstellung gekonnt in Szene setzt, serviert den Ohren der Personaler eine gelungene Kostprobe seiner Sprachgewandtheit. Kein Problem für dich? Schließlich hast du verschiedene Reisen unternommen und warst ein ganzes Jahr als Au-pair im Ausland? Das du deine Englischkenntnisse dabei stetig weiter ausbauen und dich zu einem Sprachprofessional entwickelt konntest, liegt auf der Hand. Doch lockere Redewendungen wie:„Hey guys what´s up?“ sollten in der Korrespondenz mit Kunden oder Gästen besser nicht mit Anwesenheit glänzen. So manch einer hat seine Fähigkeiten überschätzt, wenn es um wichtige Business Talks mit den auf Höflichkeit bedachten Engländern oder anderen ausländischen Geschäftspartnern geht. Redensarten, die in der deutschen Kommunikation völlig in Ordnung sind, können in der englischen Korrespondenz schnell zum unbeliebten Haar in der Suppe werden. Das daraus entstehende fehlenden Schweben auf der gleichen Wellenlänge, kann die schöne große Seifenblase vom „Big Deal“ in Lichtgeschwindigkeit platzen lassen und es heißt: Herzlich willkommen in der harten Business- Realität.

Business Englisch als wichtiger Faktor für erfolgreiche Berufsaussichten

Wer zu den Stars im Berufsleben gehören möchte, sollte unter anderem die Gepflogenheiten des Business English beherrschen. Denn unter dem Punkt „professionelles Auftreten“ wirst sicher auch du in deiner Karriere einen Haken auf deiner Agenda machen wollen. Das reine Schulenglisch reicht häufig nicht über die Schwelle des Berufslebens hinaus. In jedem Wirtschaftszweig ist Business Englisch von Bedeutung. Besonders in den Bereichen der Hotellerie, Gastronomie und der Touristik ist der englische Wortschatz zur wichtigen Arbeitssprache mutiert. Auch wenn dir fachlich keiner etwas auf deiner Position vormachen kann, nützen dir diese Kenntnisse herzlich wenig, wenn dein Auftreten beim Gegenüber falsch ankommt. Das gilt sowohl im deutschen als auch im ausländischen Sprachraum. Damit deine Skills nicht verkümmern und vor dem Einrosten behütet werden, setzen viele Unternehmen mittlerweile Englischlehrer ein, um die Belegschaft im Sprachtraining auf dem Siegertreppchen des Erfolgs sehen zu können.

Worst Case? – Business Englisch als federndes Kissen vor dem Aufprall

Berufseinsteiger, die in der Führung von englischen Phone Calls oder in persönlichen Gesprächen noch keine Routine entwickelt haben, bereiten diese direkten Konfrontationen Bauchschmerzen. Häufig wird in der Panik verzweifelt im englischen Wortschatz nach der goldenen Krone gesucht. Im Ergebnis wird meistens eine Antwort erteilt, die sprachlich leider nicht sehr prunkvoll, sondern äußerst plump klingt. Wichtig ist, dass du niemals einfach auflegst oder Nichts sagst. Vielmehr geht es um die Frage, wie man diese lästigen Stolpersteine, die am Telefon oder im Arbeitsalltag lauern, bewältigen kann. Wie reagiere ich, falls der Gast mit den Leistungen nicht zufrieden ist? Wie erkläre ich am Telefon höflich, dass die gewünschte Person gerade nicht zu erreichen ist? Zunächst dürfen Freundlichkeit und Respekt nicht auf der Strecke bleiben. Das ist die Kunst auf die es im Business Englisch ankommt. Auch wenn der Sprachstil für Deutsche meist „geschwollen“ erscheint.

Allgemeine Basics

Wer sich wie die Axt im Walde verhält und unüberlegt unpassende Wortbrocken um sich wirft, schadet der Geschäftsbeziehung. Statt grober Holzfäller Art ist internationales Fingerspitzengefühl gefragt. Es gibt eine ganze Menge allgemeiner Basics und Ice-Breaker für einen gelungen Gesprächseinstieg durch einen kleinen Small Talk. Hier sind einige Beispiele:

–   Nice to meet you!
–   How are you?
–   May I help you?
–   Have a nice stay!
–   I hope you have a great holiday?
–   Do you enjoy it?
–   I had no problems to find the way

Sätze solcher Art solltest du fließend beherrschen und im Umgang mit den Gästen, Kunden und Partnern stets souverän anwenden können.

„Duzen“ in der englischen Kommunikation weit verbreitet

Das englische „you“ erteilt dir nicht die Berechtigung deinen Gesprächspartner im Alleingang mit dem Vornamen anzusprechen, obwohl man zugeben muss, dass es den Ein oder Anderen sicher schnell dazu verleitet. Schließlich klingt es im ersten Moment ziemlich locker. Trotzdem solltest du darauf warten, dass dein Gesprächspartner dir das „Du“ anbietet. Stelle deine eigene Persönlichkeit immer mit deinem Vor- und Zunamen vor. Das wirkt professioneller.

Nur Bahnhof verstanden?

Verzichte darauf bei Verständnisproblemen mit „what“ zu antworten! Das mag dich jetzt vermutlich zu einem Schmunzeln veranlassen. Aber du, als gerade völlig entspannt vor dem PC Bildschirm sitzende Person, hast ja in deiner aktuellen Lage gut reden. Lass dir sagen: Fälle, die uns in Stresssituationen versetzen, lassen uns teilweise Blödsinn erzählen und unsere Kompetenz unbewusst schwinden. Im Kopf hämmert nur noch der Gedanke: Was sage ich jetzt auf die Schnelle? Schließlich liegt der klassische Black Out schon auf der Lauer und wartet nur auf den passenden Augenblick, um dich vollkommen aus dem Konzept zu bringen. Ist der Hörer erst einmal aufgelegt, wird sich voller Schuldgefühl über sich selbst und das Gesagte geärgert. Gerne würdest du die Reservierungsdaten des Hotelgastes in das Buchungssystem eingeben, aber der du hast den Namen nicht verstanden. Erkundige dich beispielsweise mit „Sorry I didn‘t get it. Could you repeat it, please?“

Die richtigen Satzanfänge finden

In der englischen Geschäftssprache wirken Satzanfänge wie „I want“, „you must“ oder „I need“ ziemlich hart und abgehakt. In der Kommunikation solltest du daher unbedingt darauf verzichten und weichere Formulierungen finden. Verwende stattdessen „I would like to…“ oder „Could you…“, wenn du etwas erfragen oder Informationen einholen möchtest. Denn auch im Umgang mit englischsprachigen Kunden und Gästen ist ein angemessener Ton zu treffen. Auch wenn es dir  persönlich zunächst ziemlich übertrieben vorkommt, lässt sich schnell erkennen, dass es genau diese Kleinigkeiten sind, auf die es ankommt. Du wirst schnell merken, dass der Gesprächsverlauf plötzlich unter einem völlig neuen professionellen Stern steht.

That´s amazing – Interesse zeigen

Du bist die ganze Zeit bemüht ein herzhaftes Gähnen zu unterdrücken, weil dich das Golfturnier des Kunden überhaupt nicht beeindruckt? Zeige trotzdem Interesse für die Themen, über die dein englischer Gesprächspartner mit dir spricht. Gelingen kann dies über das Einwerfen  von: „really?“ oder „that´s interesting“. Fühlt sich dein Gegenüber missverstanden oder nicht ernst genommen, kann das erhebliche Konsequenzen für dein Image haben.

Danke sagen leicht gemacht!

Wenn dein Gegenüber sich bei dir bedankt, beende das Gespräch mit einem „You´re welcome“ oder „My Pleaure“. Das heißt so viel wie: „Sehr gerne“ oder „Gern geschehen“. Auch du solltest deine Dankbarkeit, durch ein „Thanks“ oder „Thanks a lot“ fortwährend ausdrücken, wenn man dir weiter geholfen hat.

Was sage ich am Telefon, wenn der Kollege nicht da ist?

“Could I speak to Mr. Müller, please?” Und jetzt? Der gewünschte Kollege ist nicht am Platz. „He is not in. Call back later“, wirkt in diesem Zusammenhang ziemlich unhöflich. Man könnte annehmen, dass du den Anrufer so schnell wie möglich wieder los werden willst. Sicher möchtest du ihm nicht das Gefühl vermitteln, ein Klotz am Bein zu sein. „Mr. Müller is in a meeting just now. “Would you like to leave a message?” oder “May I just ask what it´s about?”, sind deutlich professionellere Alternativen.

I’m very sorry – Reaktion auf Beschwerden

Der Gast ist sehr unzufrieden, weil bei der Reservierung etwas falsch gelaufen ist oder im Restaurant hast du versehentlich ein zu kaltes Gericht serviert. Sicher muss man dir nicht sagen, dass eine angemessene Entschuldigung fällig ist und du eine entsprechende Lösung anbieten solltest. Folgende Redewendungen können beispielsweise helfen:

–   I´m sorry for this inconvience
–   I truly understand your point of view. This is really annoying
–   We will of course compensate you for the wrong meal and arrange a special dinner for free

Ablehnung gekonnt ausdrücken

Du bist überhaupt nicht mit der Sachlage einverstanden, die dein englischer Geschäftspartner dir erläutert? Fehlende Zustimmung wird im Business English nicht direkt angesprochen. Vielmehr wird eine geschickte Gegenfrage gestellt. „Are you sure this is the best way?“

Das sind einige Situationen, die auftreten können. Schließlich ist das Berufsleben voller Facetten. Selbstverständlich gibt es noch sehr viel mehr Fälle. Mit diesen Tipps solltest du fürs Erste gerüstet sein. Du möchtest gern noch mehr lernen? Dann kommt ein entsprechender Weiterbildungskurs für dich in Frage. Wer regelmäßig übt, wird sehen, dass der richtige Umgang mit der englischen Geschäftssprache kein Hexenwerk ist und so manches Türchen öffnen kann. Man muss eben nur wissen WIE.

 

 


Beitrag von Kerstin

Kerstin
Kerstin Bruns ist Studentin der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Duisburg-Essen. Seit Juli 2014 arbeitet sie bei der YOURCAREERGROUP. Sie unterstützt unser Team tatkräftig im Bereich Online Marketing.