Der Direktionsassistent – Allroundtalent und Organisationsgenie

Nach einer fundierten Ausbildung zum Hotelfachmann träumen viele davon, irgendwann, nachdem die entsprechende Berufserfahrung gesammelt und qualifizierende Weiterbildungen abgeschlossen sind, die Leitung eines ganzen Betriebes selbstständig zu übernehmen. Dies lässt nicht nur das Gehalt in die Höhe schnellen, sondern erfordert selbstverständlich auch eine entsprechende Leistung. Bevor man jedoch zum Hoteldirektor aufsteigt, folgt meist der Zwischenschritt in Form der Direktionsassistenz, was einen zur „rechten Hand“ der Geschäftsleitung macht. Doch was macht der Direktionsassistent eigentlich genau?

Als Direktionsassistent verfolgt man mit seiner Arbeit das Primärziel einer optimalen Auslastung der Räumlichkeiten und Angebote des Betriebs. Man plant und organisiert die innerbetrieblichen Abläufe des Hotelalltags, unterstützt die Geschäftsleitung bei tragenden Entscheidungen und nimmt die Stellvertreterrolle eben dieser ein, sobald sie nicht im Haus oder momentan nicht ansprechbar sind. Weitergehend ist man für die Akquisition von Neukunden aber auch für die Betreuung und das Beschwerdemanagement gegenüber Stammkunden zuständig. Zusätzlich übernimmt der Direktionsassistent Budgetplanungen, erstellt Rentabilitätsrechnungen, führt Inventuren durch und trägt die Verantwortung gegenüber dem Personaleinsatz in den verschiedenen Abteilungen. Das klingt nach einem absoluten Allrounder? Genau! Daher ist eine genaue Kenntnis der verschiedenen Abteilungen, wie der Reservierung, dem Marketing, der Buchhaltung aber auch der Serviceabläufe gegenüber dem Gast unbedingt notwendig. Hierfür sorgt natürlich die zuvor absolvierte Ausbildung, beispielsweise zum Hotelfachmann. Oftmals ist die Stelle als Direktionsassistent/-in derart aufgeteilt, dass man einerseits als Abteilungsleiter in einem Schwerpunktbereich des Hotels fungiert aber andererseits auch, gemeinsam mit der Direktion, als Ansprechpartner für alle Sektionen tätig ist.

Tätigkeiten – der Blick aufs Detail

Zunächst unterfallen der Direktionsassistenz organisatorisch-verwaltende Aufgaben des Betriebs. So erstellt er beispielsweise Einsatzpläne und kontrolliert innerbetriebliche Abläufe. Auch für die Mitarbeiterkoordination und Motivation ist der Hoteldirektionsassistent zuständig. Darüber hinaus wird er häufig auch mit finanziellen Aufgaben, die der Budgetplanung, der Erstellung von Jahresabschlüssen, Inventuren oder Rentabilitätsrechnungen betraut. Dementsprechend ist er auch in den Bereichen Controlling und Buchhaltung aktiv und berät die Geschäftsleitung bei finanziellen Entscheidungen. Die getroffenen Entscheidungen muss er vor der Direktion verantworten. Bei eventuellen Problemen oder Fragen kann er von allen Mitarbeitern aus allen Bereichen kontaktiert und um Hilfe gebeten werden. Auch die Marketingabteilung wird von dem Hoteldirektionsassistenten unterstützt. Dementsprechend ist man in einer solchen Position in allen Abteilungen aktiv und muss solide Kenntnisse aller Bereiche an den Tag legen um entsprechend agieren zu können.

Voraussetzungen

Um einen Job als Direktionsassistenz zu ergattern muss man, wie bereits erwähnt, eine fundierte Grundausbildung mitbringen. Dies kann beispielsweise die Ausbildung zur Hotelfachkraft gewährleisten. Bereits während der Ausbildung ist man in allen Abteilungen des Hotels zuhause, dementsprechend findet man Einblick in die Arbeit des Empfangs, des Housekeepings, der Reservierung, des Verkaufs oder auch des Services. Zusätzlich wird man mit der Organisation von größeren und kleineren Events betraut, weshalb man bereits in diesem Stadium ein gesteigertes Organisationstalent mitbringen sollte. Nach der Ausbildung zum Hotelfachmann ist man der ideale Gastgeber, weiß mit den Wünschen aber auch mit den Beschwerden der Gäste umzugehen und erhält umfassendes Wissen bezüglich aller relevanten Abläufe eines Hotels. Auch das eigenverantwortliche Handeln wird hier vermittelt, beispielsweise durch Führung der Hotelkasse oder das Erstellen der Abrechnungen für die Gäste. Nach der Ausbildung sollte man berufliche Erfahrungen sammeln, in einer Abteilung des Hotels, um die Karriereleiter schnell erklimmen zu können. Dies dient nicht nur der Spezialisierung, um im Laufe der Zeit als Abteilungsleiter eingesetzt zu werden, sondern auch im Posten der Direktionsassistenz sollte man sich in einem Bereich bestens auskennen, um diesen schwerpunktmäßig betreuen zu können.

Neben der abgeschlossenen Ausbildung und entsprechender Berufserfahrung erwarten viele Betriebe auch ein abgeschlossenes, betriebswirtschaftlich oder touristisch orientiertes Studium vom zukünftigen Hoteldirektionsassistenten. Da der Posten eng mit dem Management verwoben ist, empfiehlt sich beispielsweise ein Studium des Hotelmanagements. Hier werden einem nicht nur Grundlagen der Bereiche BWL, Finanzwirtschaft oder Rechnungswesen, sondern auch andere Elemente aus der Soziologie, der Kulturwissenschaft aber auch aus den Bereichen Veranstaltungs- oder Reiserecht vermittelt. Ein derartig gelagertes Studium kombiniert die ökonomisch-betriebswirtschaftliche Ausrichtung der Hotelleitung mit den Aufgaben, die sich auf den Gästekontakt und den damit verbundenen Austausch der Kulturen beziehen. Auch die Studienrichtungen der Tourismuswirtschaft oder der Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Hotellerie sind empfehlenswert um zu einer gut ausgebildeten Nachwuchskraft der Hotellerie heranzuwachsen.

Zusätzlich sind umfassende Fremdsprachenkenntnisse unerlässlich, da man als Direktionsassistent beispielsweise auch damit betraut wird, Neukunden zu akquirieren und Stammgäste zu betreuen. Diese können durchaus aus anderen Ländern stammen. Um eine Korrespondenz zu erleichtern empfiehlt sich zumindest ein verhandlungssicheres Englisch.

Des Weiteren sind gute PC-Kenntnisse Voraussetzung. Hierzu zählen beispielsweise Tabellenkalkulationen, Textverarbeitung aber auch hotelinterne Softwares, welche beispielsweise für Buchungen aber auch für den Personaleinsatzplan genutzt werden können.

Persönliche Kompetenzen

Wer als rechte Hand der Geschäftsleitung tätig sein möchte, der sollte auch einige charakterliche Schlüsselkompetenzen mitbringen um langfristig im Job glücklich zu werden. Gute Umgangsformen, ein gepflegtes Äußeres, Organisations- und Durchhaltevermögen sowie Stressresistenz sind im Posten der Direktionsassistenz unerlässlich. Zusätzlich sollte man ein ausgeprägtes Qualitäts- und Kostenbewusstsein mitbringen, sowie betriebswirtschaftliches Denken.

Wer seine Zukunft in der Leitung eines großen Hotels sieht, eine solide Ausbildung und entsprechende Vorerfahrung mitbringt und Spaß an einem facettenreichen Tätigkeitsfeld hat, der ist im Job des Direktionsassistenten an der richtigen Adresse.

 

Gastbeitrag von: Sarah Amadio

Sarah Amadio ist Studentin der Germanistik und Philosophie an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Seit April 2013 unterstützt sie unser Team tatkräftig im Bereich Online-Marketing.

 

 


Beitrag von Lisa N.

Lisa N.
Nach einem Masterstudium an der Universität Hamburg, habe ich erfolgreich ein Volontariat in einer PR-Agentur absolviert. Bei der YOURCAREERGROUP bin ich seit November 2014 für das B2C Marketing und den Pressebereich zuständig. Weitere Informationen zu mir gibt es auf XING.