Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Du machst dich morgens auf den Weg zur Arbeit und beginnst deinen Arbeitsalltag. Wenig später schaust du auf die Uhr und hast das Gefühl, jemand muss die Zeiger verstellt haben. Denn der Feierabend ist in greifbarer Nähe und du hast dein Arbeitspensum nicht wie vorgestellt erreicht? Genau aus diesem Grund sind Überstunden keine Seltenheit. Für viele Menschen ist die Zeit, gerade im Berufsalltag, zu einem knappen Gut geworden. Die Frage ist, wie schafft man es innerhalb dieses geringen Zeitfensters möglichst viel Arbeit zu bewältigen und ein produktives Ergebnis zu erzielen? Was würdest du dazu sagen, wenn es einige simple Tricks gibt, mit denen es ganz einfach und schnell möglich ist, die Produktivität am Arbeitsplatz zu erhöhen. Was du dabei zu beachten hast und wie du dich an deinem Arbeitsplatz zu verhalten hast, wollen wir dir heute präsentieren. Weiterhin erfährst du, welche Faktoren neben der Zeit ebenfalls einen Einfluss auf deine Produktivität haben.

Tipp 1: Klare Ziele setzen

Bleibe bei deiner Zielsetzung realistisch und schraube die Erwartungen an dich selbst nicht zu hoch. Vermeide es, dich unter Druck zu setzen und die Liste der Erwartungen, die du in deinem Kopf hast, noch um weitere Punkte zu ergänzen. Vielmehr solltest du erst einige Punkte abarbeiten, bevor du neue hinzufügst. Sei fair zu dir und klopfe dir hin und wieder auch mal selbst für deine bisherigen Erfolge auf die Schulter. Jedem sollte klar sein, dass Menschen keine Maschinen sind. Personen, die sich zu viel vornehmen, werden zwangsläufig immer scheitern und fühlen sich im Endergebnis schlecht. Sie spüren zunehmende Unzufriedenheit und das wirkt sich auf die Qualität ihrer Arbeitsleistung aus.

Tipp 2:  Strukturiere deine Aufgabe in kleinere Arbeitsschritte

Die Fülle der einzelnen Arbeitsschritte ist so groß, dass du gar nicht weißt was du zuerst oder zuletzt erledigen sollst? Dein Projekt ist zum Beispiel der Entwurf einer Speisekarte? Im ersten Moment keimt in dir ein Gefühl der Ratlosigkeit auf, weil du denkst: wo fang ich an? Verständlich! Teile deine Aufgabe in kleine Schritte auf und fertige eine To-Do-Liste an. Die Punkte kannst du dann nach und nach abarbeiten und hast jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand, den du dann zum Beispiel  an deinen Vorgesetzten weitergeben kannst. Damit wirkt man professionell auf seinem Gebiet und wird ernst genommen. Hinter jeder erledigten Aufgabe wird ein Haken gemacht. Das gibt dir Selbstvertrauen und ein Gefühl von Stolz, wenn du die nächste Aufgabe auf deiner Liste als erledigt markieren kannst.

Tipp 3: Gutes Zeitmanagement

Im Idealfall fragst du dich schon zu Beginn deiner täglichen Arbeit: „Wie lang werde ich heute arbeiten?“ Damit kann man das zur Verfügung stehende Zeitfenster besser abschätzen. Wenn du dann noch genau weißt was die täglichen Aufgaben sind bzw. was vorrangig erledigt werden muss, ist das Zeitmanagement perfekt und du arbeitest effektiver und zeitbewusster. Dies führt dazu, dass man nicht so viel herumtrödelt. Das glaubst du nicht! Wir sagen dir einfach: Probier es aus!

Tipp 4: Ordnung ist das halbe Leben

Das Verlegen von privaten Gegenständen oder Unterlagen ist vielen kein Fremdwort. Doch das Wiederauffinden entpuppt sich schnell als Nervenkrieg, besonders dann wenn der Bus mit dem man fahren wollte eigentlich schon vor fünf Minuten abgefahren ist. Privat wie am Arbeitsplatz gilt Ordnung ist das halbe Leben! Deshalb sollten die Arbeitsgegenstände, die man für Tätigkeiten benötigt so angeordnet werden, dass sie jederzeit griffbereit sind. Das erspart langes Suchen, Zeit und vor allem die kostbaren Nerven.

Tipp 5: Konzentration auf das Wesentliche

Ablenkung lauert auf der Arbeit fast überall und wartet nur darauf, den passenden Augenblick zu erwischen, um mal kurz „Hallo“ zu sagen. Ein rascher Blick ins Internet, zum Beispiel ein Besuch bei Facebook oder Xing usw. kann nicht schaden, denkt der ein oder andere. Dabei werden aus den ursprünglich gedachten zwei Minuten surfen schnell mal eben zwanzig Minuten. Oder der Arbeitskollege in der Hotelküche berichtet von seinem neuen Wagen und schon gilt die Aufmerksamkeit allein ihm und nicht mehr der Zubereitung der Speisen. Das Wort Konzentration scheint nicht mehr zu existieren. Das bedeutet nicht das Gespräche mit den Kollegen nicht in Ordnung sind. Sie sind sogar sehr wichtig und zwingend notwendig für ein gutes Betriebsklima. Man sollte aber immer darauf achten, dass man diese Art von Ablenkung im Rahmen des Verträglichen hält. Viel Zeit wird auch unbewusst durch Gedankensprünge oder Tagträume vergeudet. Bei vielen Aufgaben kann dies Anregung geben. Doch auch hier kommt es wieder auf das gesunde Maß an.

Tipp 6: Hände weg von ausgeprägtem Perfektionismus

Perfektion ist jedem lieb. Doch wenn du zu perfektionistisch bist kann das dazu führen, dass du dir und der Schnelligkeit deiner Arbeit selbst im Wege stehst. Hast du oft das Gefühl, dass du Aufgaben anfängst und sie dann wieder von Grund auf änderst, weil du dir einbildest das Ergebnis sei noch nicht gut genug. Lass dir sagen, dass du das nicht brauchst. Das Ergebnisse im Endeffekt noch einmal kritisch beäugt und eventuell verbessert werden ist sogar sehr lobenswert. Genauso wie ein gewisser Grad an Perfektion immer gut ist. Aber wenn du es damit übertreibst wird er zur Bremse für das Voranschreiten deiner Arbeit.

Tipp 7: Klare Kommunikation

Eine offene und aufgeschlossene Kommunikationsart ist immer von Vorteil und sollte deshalb auch auf der Arbeit angewandt werden. Du solltest deine Wünsche, Vorstellungen und Erwartungen klar und deutlich an Kollegen und den Chef kommunizieren. Stelle immer sicher, dass die Personen mit denen du in Kontakt trittst, dich auch richtig verstehen. Nichts ist so ärgerlich wie ein Missverständnis, das sich durch eine einzige Nachfrage hätte vermeiden lassen können.

Tipp 8: Gib Arbeiten die du nicht so gerne machst eine Chance

Du schiebst Arbeit, die du nicht so gern erledigst gerne länger vor dir her? Diese Frage würden viele mit einem dicken Ja beantworten. Jeder hat Tätigkeiten, die er gerne erledigt und welche vor denen er am liebsten weg laufen würde wenn man sie nur ausspricht. Das ist ganz normal und gehört zum Berufsleben dazu. Dennoch müssen auch diese Aufgaben bearbeitet werden. Wenn der Arbeitsalltag es zulässt, dass man diese schon zu Beginn seines Arbeitstages erledigt, ist eine gute Basis für einen erfolgreichen Start in den Tag gelegt. Das erklärt sich ganz einfach. Bearbeitet man die unbeliebten Aufgaben direkt und auch erfolgreich geht man mit einem stolzen Gefühl weiter in Arbeitstag. Denn man hat etwas geschafft, das einem eher schwer gefallen ist.

Tipp 9: Ganz wichtig Pausen!

Ausreichende Pausen sind ein must-have für mehr Produktivität am Arbeitsplatz. Auch wenn dir selbst nicht bewusst ist, dass dein Körper Ermüdungserscheinungen ausstrahlt oder du dich nach deinem Eindruck noch konzentriert genug fühlst, ist eine Pause unabdinglich. Viele Menschen ignorieren die Signale, die ihnen ihr Körper sendet. Gerade in solchen Branchen wie der Hotellerie und Gastronomie ist Stress keine Seltenheit. In Situationen wie Hektik hätte man am liebsten fünf Hände, um alle anfallenden Arbeiten möglichst schnell zu erledigen. Hier rückt die Bedeutung der Pause oft komplett in den Hintergrund. Doch wenn man keine Pause einlegt schadet man nicht nur sich selbst sondern auch seiner eigenen Arbeitsleistung. Personen, die auf eine Pause verzichten sind unkonzentriert und damit schneller anfällig für Fehler. Welcher Arbeitgeber möchte schon einen Arbeitnehmer einstellen, dessen Fehler ständig behoben werden müssen? Die kurze Auszeit führt zu neuer Frische und gewährt dem Kopf die ihm zustehende Ruhe. Wie lang die Pause sein sollte ist von Mensch zu Mensch verschieden und hängt von der individuellen Leistungsfähigkeit ab. Hierbei kann auch ein kurzer Mittagsschlaf das sog. Power Nap eine Rolle spielen, dem viele Vorgesetzte jedoch skeptisch gegenüberstehen. Denn für die Chefs vermitteln schlafende Arbeitnehmer häufig eine falsche Einstellung gegenüber ihrer Arbeit.

Tipp 10: Einer für Alle- Alle für Einen

Ein Kollege der gut ins Team integriert ist und locker mit den Kollegen plaudern kann, leistet bessere Arbeit. Das setzt voraus, dass man sich gut mit seinen Kollegen versteht und ein Team bildet. Betriebsfeiern oder gemeinsame Ausflüge können dies positiv begünstigen. Kollegen, die sich ausgeschlossen fühlen und sich im Team nicht wohl fühlen, können sich nicht entfalten und leisten keine guten Arbeitsergebnisse.

Tipp 11: Ausgeschlafen sein

Jeder Mensch sollte ausgeschlafen zur Arbeit gehen. Lange Partynächte oder spätes zu Bett gehen vor dem früh beginnenden Job sollten möglichst nicht zur Gewohnheit werden. Wie dir sicher bewusst ist, ist ein müder Körper nicht zu hundert Prozent leistungsfähig. Es nützt niemandem krampfhaft die Augen aufhalten zu müssen, weil sie einfach so schwer sind und gerne zufallen würden. Man verschenkt seine Konzentration unnötig damit die Müdigkeit vor den Kollegen oder den Vorgesetzten zu verbergen, als das man sie auf die Arbeit und seine Kompetenzen fokussiert. Auch gegenüber Kunden wirken müde Mitarbeiter auf höchstem Niveau unprofessionell und das hinterlässt keinen guten Eindruck. Besonders wenn dabei noch Fehler einhergehen, was aufgrund der mangelnden Leistungsfähigkeit häufig der Fall ist.

Tipp 12: Work-Life-Balance

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Arbeit und deiner Freizeit ist sehr wichtig. Viele finden Ausgleich im Sport oder anderen Aktivitäten. Es kommt darauf an genügend Abstand von der Arbeit zu gewinnen, um neue Energie zu tanken. Nimm etwas in Angriff das dir Spaß macht und worin du dich vollkommen fallen lassen kannst. Denn nur ausgeglichene, gesunde und glückliche Mitarbeiter liefern Arbeitsergebnisse, die sich sehen lassen können.

Tipp 13: Körperhaltung und technische Ausstattung

Eine gerade Körperhaltung ist sehr wichtig um gesundheitlichen Schäden vorzubeugen. Wer seinen Job überwiegend im Sitzen ausführt sollte auf einen ergonomischen und der Körpergröße angepassten Stuhl achten. Wenn du in deiner Arbeit viel am Computer zu tun hast, sollten auch Tastatur und Bildschirm individuell abgestimmt sein. Dabei ist es Aufgabe des Arbeitgebers immer dafür zu sorgen, dass seinen Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Mitarbeiter die über Schmerzen klagen, können nicht so produktiv sein, wie ein gesunder Mensch ohne Schmerzen, selbst wenn sie es gerne würden. Die meiste Zeit der Woche verbringt der Mensch nun mal auf seiner Arbeit. Deshalb ist es wichtig, dass man sich den Arbeitsplatz so angenehm und produktiv wie möglich gestaltet.

Zum Schluss sei noch gesagt: Gutes Gelingen beim Umsetzen der Tipps und Tricks! 🙂


Beitrag von Kerstin

Kerstin
Kerstin Bruns ist Studentin der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Duisburg-Essen. Seit Juli 2014 arbeitet sie bei der YOURCAREERGROUP. Sie unterstützt unser Team tatkräftig im Bereich Online Marketing.