Wie man neuen Kollegen den Einstieg ins Unternehmen erleichtert

Erinnerst du dich noch an deinen ersten Arbeitstag? Irgendwann ist jeder an der Reihe und wird von den Mitarbeitern eines Unternehmens mit neugierigen Blicken als der oder die „Neue“ betitelt. Hintergrund kann ein Berufseinstieg aber auch einfach der Wechsel in ein neues Unternehmen sein. Natürlich freut man sich auf die zukünftigen Kollegen und das Tätigkeitsfeld. Doch wer bereits in das Berufsleben eingetaucht ist, weiß ganz genau: Die ersten Tage und Wochen im neuen Job sind nicht immer leicht. Manchmal sind es auch die Schlimmsten. Viele Eindrücke hat man noch gar nicht richtig verarbeitet, da drängt sich schon die nächste Aufgabe auf. Wenn dann auch noch der Ansprechpartner im Urlaub ist und man sich mit seinen Belangen im Stich gelassen fühlt, ist der Albtraum perfekt. Selbstverständlich möchte niemand, dass neue Arbeitnehmer Opfer eines solchen Horrorszenarios werden. Daher beschäftigen wir uns heute mit der Frage, wie man künftigen Kollegen den Einstieg in das Unternehmen erleichtern kann.

Die Begrüßung
Der neue Arbeitskollege – da steht er in vollem Glanze und perfekt zurechtgemacht. Freundlich reicht er dir seine feuchte Hand und du spürst direkt die Nervosität, die ihn unter Kontrolle zu haben scheint. Daher ist es ganz wichtig, ihn durch eine freundliche Begrüßung aufzufangen und sich Zeit für ihn zu nehmen. Stell dich auch selbst kurz vor und teile deinem Gesprächspartner mit, womit du im Unternehmen beauftragt bist bzw. welche Position du erfüllst. Eine ordentliche Begrüßung sollte einem der brandneue Kollege schon wert sein.

Gute Vorbereitung – Weiter denken!
Wie in vielen Dingen des Lebens ist auch die Vorbereitung in Sachen neue Arbeitskollegen das A und O. Selbst wenn es noch zu dauern scheint, bis der zuvor noch nicht da gewesene Kollege seinen ersten Tag antritt. Die Zeit vergeht schneller als zu Anfang vermutet. Hier empfiehlt es sich im Voraus mitzudenken und sich darüber Gedanken zu machen, wie die ersten Tage der neuen Arbeitnehmer gestaltet werden sollen. Daher haben sich Checklisten bewährt. Stell dir vor, du würdest in eine neue Abteilung kommen und nichts ist vorbereitet. Man hat keinen Platz für dich geschaffen, an dem du deine Habseligkeiten verstauen kannst oder du hast beispielsweise kein Passwort mit dem du dich an einem der Computer anmelden kannst? Richtig! Eine solche Situation würde niemand begrüßen und vermittelt kein gutes Bild des Unternehmens. Ein guter Einstieg sieht eindeutig anders aus!

Respekt zeigen und Verständnis haben
Wichtig ist vor allem, dass man respektvoll mit dem neuen Gegenüber umgeht. Job-Neulinge zeigen sich am Anfang häufig noch verunsichert gegenüber den ungewohnten Strukturen mit denen sie konfrontiert werden. Daher solltest du dich nicht unnötig aufspielen. Dies schafft allenfalls Distanz und behindert das Entstehen gegenseitiger Sympathie. Wenn man sich noch nicht auskennt, kommt man sich oft vor als wäre man noch grün hinter den Ohren. Alle wirken so gebildet und schlau. Für sich selber hat man allerdings das Gefühl, ich weiß irgendwie überhaupt nichts. Aller Anfang ist schwer. Sich das einzugestehen ist eine Erfahrung, die man als neuer Kollege nicht unbedingt gern macht. Trotz der Tatsache, dass man bereits über Berufserfahrung verfügt, gleicht nicht jedem Unternehmen dem Anderen. Den Herrn Meier beispielsweise darf man morgens erst ansprechen, wenn er die zweite Tasse Kaffee zu sich genommen hat oder Frau Stein läuft hektisch und hysterisch hin und her, wenn sie etwas nicht findet. So hat jeder Mensch seine eigenen Marotten, die er mit zur Arbeit bringt. Für die „alten Hasen“ sind die Verhaltensweisen ihrer Kollegen längst zur Gewohnheit geworden. Für Neuankömmlinge können Sie zunächst zu Verwunderung führen und einschüchternd wirken. Jeder Betrieb hat nun mal andere Traditionen und einen anderen Humor, den es zu verstehen gilt. Bis eine gewisse Vertrautheit da ist und man alle Kollegen, wie seine eigene Westentasche kennt, vergeht viel Zeit. Und diese Zeit sollte man neuen Kollegen auch zugestehen und ihnen Tipps geben, wie sie sich gegenüber bestimmten Kollegen zu verhalten haben oder was sie lieber unterlassen sollten, damit ihnen das ein oder andere Fettnäpfchen erspart bleibt. Ratsam ist es, sich regelmäßig nach dem Wohlbefinden des dazu gestoßenen Teammitgliedes zu erkundigen. „Hast du dich schon gut eingelebt? Und wie gefällt es dir bei uns“? Auch wenn die meisten Arbeitnehmer in ihren ersten Wochen noch nicht ganz ehrlich antworten, weil sie aufgrund der kurzen Zeit noch gar nicht alles über das Unternehmen wissen, um ihre Begeisterung auszudrücken, zeigt man damit Respekt und Interesse an dem neuen Teammitglied.

Überblick verschaffen
„Und da drüben befindet sich dann unser Pausenraum“. Du kannst dich dort gern am Kaffe bedienen.“ Eine Führung durch die Räumlichkeiten des Unternehmens ist unabdingbar für einen guten Einstieg der Kollegen. Es ist äußerst unangenehm, wenn man sich in den ersten Wochen verirrt oder orientierungslos durch die Gegend läuft. Genauso sollte eine Vorstellung aller bisher im Unternehmen arbeitenden Kollegen erfolgen. „Herr Müller ist unser Küchenchef und das sind Max und Lisa unsere Auszubildenden“. Es müssen nicht gleich alle Abteilungen auf einmal vorgestellt werden. Schließlich sind neue Kollegen bei der Verarbeitung von Informationen und ersten Eindrücke auch keine Maschinen. Sie können sich die vielen Namen so oder so nicht direkt merken und einordnen. Dennoch sollten nach und nach alle Bereiche kurz präsentiert werden. Dadurch werden neuen Mitarbeitern Einblicke in die Hierarchie des Unternehmens gewährt. Nur so können sie sich im Unternehmen schnell zurechtfinden und sich gut einarbeiten.

Neue Kollegen nicht einfach links liegen lassen
Von einem neuen Kollegen erwartet man, dass er sich einbringen kann. Aus diesem Grund sollte man ihm auch die Möglichkeit dazu geben. Durch gezielte Fragen zu seinen Hobbys oder seiner bisherigen Laufbahn entsteht schnell ein Smalltalk. Nichts ist schlimmer als Ignoranz und Desinteresse. Schließlich werden Mitarbeiter eingestellt, um Teil des Teams zu werden. Damit stellen sie ja im Endeffekt die gewünschte Entlastung dar. Wenn man sie allerdings ausschließt, kann dies dazu führen, dass sie sich immer mehr zurückziehen. Das bestehende Team muss sich offen für neue Mitglieder zeigen. Eine reine Abwehrhaltung führt zu Frustration beim Gegenüber. Stattdessen sollte der neue Mitarbeiter im Unternehmen entsprechend vorgestellt werden. Denn verwunderte Blicke und Sprüche wie: „Ach Sie kenne ich ja gar nicht? Arbeiten Sie hier?“ sind nicht fördernd, wenn es darum geht einen schnellen Unternehmenseinstieg eines Kollegen herbeiführen zu wollen.

Einsatz von Mentoren – Gute Betreuung – Gute Mitarbeiter
Auch wenn der allseits bekannte Sprung ins kalte Wasser sich oft bewährt hat, wenn es um das Thema eigenständige Einarbeitung geht, ist ein Mentor zu empfehlen. Learning by doing heißt die Devise. Doch das ist effektiver, wenn man den neuen Kollegen dabei unterstützt. Denn vielen Neuankömmlingen hilft es erheblich, wenn ihnen in der ersten Zeit ein Ansprechpartner zur Seite steht. Dein Chef hat ausgerechnet dich zum Mentor auserkoren? Warum ich, schießt es dir direkt durch den Kopf? Du hast viel zu tun auf der Arbeit und sollst dich nun obendrein auch noch um einen Kollegen kümmern, den du gar nicht kennst? Sicher veranlasst dich diese Doppelbelastung nicht zu einem Lächeln, aber denke an deinen ersten Arbeitstag zurück. Da wärst du sicher auch dankbar für eine Person gewesen, die dich unterstützt. Mit einem Mentor hat dein neuer Kollege / Kollegin einen Ansprechpartner, der ihm persönlich unter die Arme greift und offene Fragen klärt. Für jemanden, der extern ins Unternehmen eindringt, stellt der gesamte Ablauf noch Neuland dar. Während alle anderen ihren gewohnten Tätigkeiten nachgehen und beispielsweise um 13 Uhr ihren Arbeitsplatz für die Mittagspause verlassen, weiß man als neuer Kollege nicht, ob man sich dazu gesellen soll oder lieber allein zu Tisch geht. Das Gefühl eine Art Fremdkörper zu sein nimmt erst mit der Zeit ab. Du kannst deinem neuen Kollegen helfen die Zeit der Unsicherheit schneller zu überwinden, indem du ihn zu einer gemeinsamen Mittagspause mit Kollegen anderer Abteilungen einlädst. So können Mitarbeiter schnell Anschluss finden und wichtige Kontakte knüpfen, die sie für ihre spätere Arbeit noch brauchen werden. Sieh das Mentoring auch als eine Art Chance an, die nicht nur Neulingen Vorteile bietet, sondern auch dir, als alt eingesessenem Teammitglied, neue Dynamik und frischen Wind geben kann. Außerdem kannst du nach einem erfolgreich abgeschlossenen Mentoring beweisen, dass du noch weitere Fähigkeiten im Bereich der Führungsqualitäten zu bieten hast.

Einführungsgespräche führen
Diese Aufgabe kann im Idealfall der Mentor übernehmen. Neben der Einarbeitung in den Berufsalltag werden hier auch grundsätzliche Informationen diskutiert:
– Kleiderordnung
– Termine (Meetings, Betriebsausflüge)
– Arbeits- und Pausenzeiten
– Kantinenzeiten
– Verhalten im Brand-und Notfall
– Fluchtwege
– Zutrittsberechtigungen zu den Gebäuden
– Verhalten am Arbeitsplatz

Durch diese Art von Gespräch können sich künftige Kollegen wichtige Dinge notieren und langsam ein Gefühl dafür entwickeln, wie das Unternehmen eigentlich tickt.

Meetings und Feedbackgespräche
Neue Mitarbeiter sind auf Feedback ihrer Kollegen angewiesen. Denn auch du weißt, dass man sich nur so verbessern und an sich arbeiten kann. Man sollte sich nicht in Abwesenheit des neuen Kollegen über seine Arbeitsweise ärgern, sondern ihn höflich aber bestimmt auf seine Fehler ansprechen. Andernfalls wirst du unfair. Selbst auf die Gefahr hin, dass er dich zunächst nicht vor Freude umarmt, wird er es dir danken.

Betriebsausflüge und Teamevents
Einmal im Monat besuchen alle Arbeitskollegen das nahe liegende Bowlingcenter, um den Teamgeist zu stärken? Das ist sehr lobenswert. Auch den vor Kurzem dazu gestoßenen Teamzuwachs sollte man aktiv einladen und einbinden. So lernt man sich auch mal unbefangen fernab der Arbeit kennen und entdeckt eventuell ungeahnte Fertigkeiten der neuen Kollegen, die Eindruck schinden. Die anschließenden Gespräche über den gelungen Abend liefern Gesprächsstoff, an dem sich auch der oder die Neue auf der Arbeit beteiligen kann. Daraus resultiert ein Wir-Gefühl, das den Einstieg erheblich erleichtern kann.

 


Beitrag von Kerstin

Kerstin
Kerstin Bruns ist Studentin der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Duisburg-Essen. Seit Juli 2014 arbeitet sie bei der YOURCAREERGROUP. Sie unterstützt unser Team tatkräftig im Bereich Online Marketing.